Comment la GED contribue à l’efficacité opérationnelle ?
La GED combine plusieurs aspects permettant aux entreprises d’optimiser leurs processus documentaires, de renforcer la sécurité des données, et de favoriser une collaboration efficace entre les équipes. Elle devient un catalyseur majeur de l’efficacité opérationnelle.
Stockage sécurisé et organisation des documents
La GED permet un stockage sécurisé et organisé des documents, tant numériques que dématérialisés. En centralisant les données dans des espaces virtuels, elle réduit les risques de perte, de dommage ou d’accès non autorisé. Cet aspect assure la sécurité et l’intégrité des informations cruciales pour l’entreprise.
Indexation et recherche avancée
La recherche de documents est plus facile grâce à des fonctionnalités avancées d’indexation. Les métadonnées associées aux fichiers permettent une classification précise, rendant la récupération d’informations spécifiques rapide et efficace. Cela se traduit par un gain de temps considérable et une meilleure réactivité face aux besoins opérationnels.
Gestion des versions et des droits d’accès
La GED assure un suivi minutieux des différentes versions des documents, assurant une surveillance complète, notamment :
- Gestion des versions : les équipes travaillent systématiquement sur la dernière itération, prévenant ainsi les erreurs potentielles liées à l’utilisation de versions obsolètes.
- Contrôle des droits d’accès : la GED offre une gestion précise des droits, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent accéder, modifier ou supprimer des documents.
Automatisation des processus documentaires
Parmi les avantages de la GED, figure la simplification et l’automatisation des processus liés aux documents. Des étapes peuvent être entièrement automatisées, notamment : la validation, l’approbation, la signature électronique et la circulation des documents au sein de l’entreprise.
Cette automatisation réduit les délais, élimine les points de congestion et favorise une circulation fluide de l’information.
Collaboration facilitée au sein de l’entreprise
Grâce à la possibilité de la centralisation des documents, la collaboration au sein de l’entreprise devient plus facile. En effet, il est possible de :
- Commenter et modifier un document simultanément,
- Faciliter la coordination des tâches entre les membres de l’équipe,
- Suivre l’évolution des documents de manière synchronisée,
- Accéder aux informations nécessaires de manière collaborative,
- Réduire les risques d’erreurs liées à la communication et à la circulation manuelle des documents.
Comment choisir la meilleure solution de GED ?
La solution GED idéale se distingue par sa capacité à offrir des fonctionnalités clés et à répondre de manière précise aux exigences particulières de l’entreprise.
Les fonctionnalités clés d’une GED performante
- Interface intuitive : une interface conviviale facilite la navigation et l’utilisation de la plateforme, garantissant ainsi une adoption rapide par les utilisateurs.
- Numérisation et importation faciles : la possibilité de numériser facilement des documents physiques et d’importer des fichiers numériques simplifie le processus d’alimentation de la GED.
- Stockage organisé : une GED efficace offre un système de stockage structuré, permettant aux utilisateurs de classer les documents de manière logique pour une récupération ultérieure rapide.
- Indexation avancée : des fonctionnalités avancées d’indexation facilitent une recherche précise, permettant aux utilisateurs de retrouver rapidement les documents pertinents.
- Gestion des versions : un suivi détaillé des différentes versions des documents garantit que les équipes travaillent toujours sur la dernière version, évitant ainsi les erreurs liées à l’utilisation de versions obsolètes.
- Droits d’accès détaillés : une gestion fine des droits d’accès assure que seules les personnes autorisées peuvent consulter, modifier ou supprimer des documents, renforçant ainsi la sécurité des données.
- Automatisation des processus : la GED automatise des tâches telles que la validation, l’approbation, la signature électronique, et la circulation des documents, réduisant ainsi les délais et favorisant une circulation fluide de l’information.
- Collaboration en temps réel : la centralisation des documents facilite la collaboration au sein de l’entreprise, permettant le partage d’informations en temps réel et la possibilité de commenter et modifier un document simultanément.
- Sécurité avancée : des mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données et la gestion des accès, garantissent la protection des informations sensibles.
- Mobilité : la prise en charge des appareils mobiles permet aux utilisateurs d’accéder à leurs documents et de collaborer même lorsqu’ils sont en déplacement.
Évaluation des besoins spécifiques de l’entreprise
Cette démarche minutieuse vise à cerner avec précision les exigences de l’entreprise en matière de gestion documentaire. En conduisant une évaluation approfondie des aspects énumérés ci-dessous, l’entreprise sera en mesure de sélectionner la solution GED la mieux adaptée, assurant ainsi une transition fluide vers une gestion documentaire optimisée.
- Analyse des processus documentaires : comprendre en détail les processus documentaires existants au sein de l’entreprise. Identifiez les étapes clés, les parties prenantes impliquées, et les éventuels points de friction ou de délai.
- Identification des types de documents : classez les différents types de documents que l’entreprise manipule au quotidien. Cela peut inclure des factures, contrats, rapports, courriels, etc. Chaque type de document peut nécessiter une approche spécifique en termes de gestion.
- Collaboration et communication : évaluez les besoins en termes de collaboration et de communication autour des documents. Cela inclut la nécessité de partager des documents en temps réel, de permettre des commentaires, et de faciliter la collaboration entre les équipes.
- Niveaux de sécurité requis : déterminez les niveaux de sécurité nécessaires pour différents types de documents. Certains documents peuvent nécessiter un accès restreint, des autorisations spécifiques, ou même des protocoles de sécurité plus avancés.
- Intégration avec d’autres systèmes : si l’entreprise utilise déjà d’autres systèmes logiciels (comme des logiciels de comptabilité, de gestion des ressources humaines, etc.), identifiez les synergies nécessaires pour une intégration harmonieuse.
- Mobilité et accès à distance : évaluez si les employés nécessitent un accès aux documents lorsqu’ils sont en déplacement. La mobilité est de plus en plus cruciale dans les environnements professionnels actuels.
- Volume de documents : estimez le volume de documents que l’entreprise génère, stocke et manipule régulièrement. Certains systèmes GED peuvent être plus adaptés pour gérer de grands volumes de documents.
- Formation et adoption : considérez les besoins en matière de formation des utilisateurs. Une solution GED efficace doit être facilement adoptée par les employés, d’où l’importance d’une interface utilisateur intuitive et de programmes de formation adaptés.
- Évolutivité : pensez à l’évolutivité des besoins de l’entreprise à long terme. La solution GED choisie doit pouvoir accompagner la croissance de l’entreprise et s’adapter à de nouvelles exigences.
1PACTE LITTORAL : une solution adaptée à vos besoins
1PACTE LITTORAL comme partenaire de confiance
En tant que partenaire de confiance, 1PACTE LITTORAL se positionne comme le choix privilégié des PME et TPE, offrant des solutions avant-gardistes en gestion documentaire. Depuis la phase initiale de dématérialisation jusqu’à la maintenance du système d’information, notre expertise s’étend pour répondre à vos besoins spécifiques.
Nos offres de GED sont soigneusement élaborées tout en maîtrisant les coûts opérationnels. Ces offres sont proposées pour :
- S’harmoniser avec votre écosystème numérique,
- Valoriser vos données,
- Accroître l’efficacité de vos équipes,
- Fluidifier les processus documentaires.
Il est essentiel de noter qu’avec l’évolution des réglementations autour de la facture électronique, la dématérialisation deviendra la norme à partir de 2026. Dans ce contexte, choisir une solution de GED efficace n’est plus une simple option, mais une exigence impérative. 1PACTE LITTORAL vous accompagne dans cette transition cruciale vers une gestion documentaire optimisée, conforme aux normes en vigueur et adaptée à l’avenir numérique de votre entreprise.
Les avantages spécifiques de la solution ZEENDOC
ZEENDOC contribue de manière significative à optimiser la gestion documentaire des entreprises :
- Maîtriser et sécuriser l’information : ZEENDOC assure la sécurité de vos données en stockant les documents dans des datacenters conformes aux dernières normes de cybersécurité.
- Faciliter la recherche d’information : la solution ZEENDOC propose des fonctionnalités de recherche avancées, permettant un accès rapide et efficace aux documents dématérialisés.
- Gagner en productivité : la GED est un outil puissant qui automatise les processus de gestion documentaire. Elle simplifie les tâches, réduisant significativement le temps et les efforts nécessaires à la gestion de grands volumes de documents.
- Services d’archivage de documents dématérialisés : ZEENDOC propose une solution robuste de Système d’Archivage Électronique (SAE). Cette approche garantit l’intégrité, la disponibilité, et la pérennité des données au fil du temps.
- Conformité aux normes et réglementations : ZEENDOC assure que toutes les opérations d’archivage respectent les normes légales en vigueur, y compris les normes ISO 27001 en matière de sécurité de l’information.
- Accès sécurisé : Les solutions d’archivage de ZEENDOC sont conçues pour un contrôle strict des accès aux données archivées. Des mécanismes d’authentification forte et des protocoles de chiffrement renforcent la sécurité de l’accès aux informations.
- Flexibilité et scalabilité : ZEENDOC offre une flexibilité qui permet à l’entreprise de s’adapter aux exigences changeantes du marché. Le système est conçu pour évoluer en fonction des besoins, que ce soit pour augmenter la capacité de stockage ou intégrer de nouvelles fonctionnalités.
- Gestion des flux documentaires dématérialisés : La plateforme ZEENDOC propose des outils avancés pour organiser et suivre les flux de documents dématérialisés, contribuant ainsi à une gestion efficace des processus documentaires.
- Accès à l’information en mobilité : L’application mobile ZEENDOC facilite les déplacements des équipes en permettant un accès aux documents numériques à tout moment.
- Intégrité des données : ZEENDOC assure l’intégrité des documents archivés grâce à des algorithmes de hachage et de cryptographie. Des journaux d’audit permettent de suivre chaque interaction, assurant un haut niveau de traçabilité des données sensibles.
- Durabilité et pérennité : Les technologies d’archivage de ZEENDOC garantissent l’accessibilité et l’utilisation des documents pendant toute la durée légale de rétention. Des procédures de sauvegarde et de récupération assurent la continuité de l’activité en cas d’incidents.
- Signature électronique des documents dématérialisés : ZEENDOC propose une option de signature électronique pour les documents nécessitant une validation. Cette fonctionnalité, associée à l’horodatage, assure l’intégrité et la conformité des documents.
Avec 1PACTE LITTORAL et ZEENDOC, boostez l’efficacité de votre entreprise avec des solutions de GED performantes ! Contactez-nous dès maintenant pour bénéficier d’une gestion documentaire optimale !