Les solutions de gestion électronique de documents (GED) ont connu une évolution significative depuis leur émergence dans les années 1980. Initialement axées sur l’archivage simple, elles proposent désormais une gestion avancée de divers formats de documents. Que votre entreprise soit de petite ou de grande taille, la GED facilite la transition vers le numérique avec des fonctionnalités adaptées aux nouvelles menaces en ligne et une intégration croissante de la collaboration.
La GED, en collectant des données, permet une personnalisation approfondie des offres pour les clients. Les fonctionnalités de reconnaissance optique et la mobilité des solutions améliorent considérablement l’efficacité. Les éditeurs perfectionnent des outils de GED modulables et personnalisés, ouvrant des perspectives intéressantes.
La GED comme pilier de la transformation digitale
La transformation numérique de la GED propulse la dématérialisation et la signature électronique au cœur de la nouvelle ère numérique. Cette évolution permet un traitement intelligent des données via des portails, intranets et solutions d’agrégation. Bien que la personnalisation totale des interfaces ne soit pas encore généralisée, la convergence des données offre une efficacité remarquable. L’innovation, portée par des moteurs de recherche, renforce l’agilité de la GED, facilite l’accès aux informations cruciales.
Qu’est-ce que la Gestion Électronique de Documents (GED) ?
La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution qui regroupe des outils visant à dématérialiser, gérer et archiver l’ensemble des documents au sein d’une entreprise. Du processus de création à l’archivage, la GED prend en charge le cycle de vie complet d’un document, favorisant ainsi la transformation numérique des entreprises.
Rôle essentiel de la GED dans la transformation digitale
La Gestion Électronique de Documents (GED) joue un rôle essentiel dans la transformation numérique des entreprises en assurant une transition efficace et complète vers un environnement numérique. Voici quelques détails sur le rôle fondamental de la GED dans cette transformation :
- Dématérialisation complète : élimination de la nécessité de documents physiques, contribuant à une approche plus écologique.
- Centralisation et accessibilité : facilitation de l’accès aux informations, améliorant l’efficacité opérationnelle.
- Sécurité renforcée : intégration de mécanismes de sécurité avancés, avec des droits d’accès définis.
- Optimisation des processus métier : automatisation des processus métier, accélérant les flux de travail et améliorant la productivité.
- Collaboration améliorée : favorisation du partage sécurisé et collaboratif de documents, encourageant une collaboration efficace même à distance.
- Gestion proactive des données : intégration d’outils de recherche avancés et capacités d’analyse des données pour une meilleure compréhension des tendances et des besoins de l’entreprise.
- Conformité et traçabilité : assurance de la conformité aux normes réglementaires et garantie de la traçabilité des actions sur les documents.
- Évolutivité et intégration : les logiciels de gestion de documents électroniques sont conçus pour évoluer avec les besoins changeants de l’entreprise et s’intègrent souvent à d’autres systèmes, tels que les ERP et les CRM, assurant une fluidité dans l’écosystème numérique.
1PACTE LITTORAL : votre allié en termes de gestion documentaire
À l’ère de la transformation numérique, la gestion documentaire se positionne comme un élément central pour assurer la fluidité opérationnelle et la durabilité environnementale des entreprises. Dans ce contexte, la collaboration entre 1PACTE LITTORAL et ZEENDOC offre une approche écoresponsable et innovante pour la gestion documentaire.
1PACTE LITTORAL et ZEENDOC : une collaboration écoresponsable pour une gestion documentaire durable
L’éditeur de ZEENDOC, (Sages Informatique), a lancé le programme ZeenPlanet en partenariat avec EcoTree, compensant ainsi son empreinte carbone en plantant un arbre chaque jour depuis 2020. ZEENDOC, en tant que logiciel de GED bas carbone, compense automatiquement sa consommation en CO2 par la plantation d’arbres.
Dans le contexte de l’évolution du travail en entreprise vers plus de collaboration, la GED, telle que ZEENDOC, s’impose comme un outil clé. ZEENDOC, à l’offre de 1PACTE LITTORAL, propose des fonctionnalités avancées pour la numérisation et la gestion efficace des documents. Il est important de noter que 1PACTE LITTORAL est certifié EXPERT ZEENDOC.
La dématérialisation simplifiée avec ZEENDOC : gérez vos documents en toute efficacité
La révolution numérique a considérablement transformé la manière dont les entreprises gèrent leurs documents. Dans ce contexte, la dématérialisation s’impose comme un impératif pour rester compétitif et efficace. ZEENDOC se positionne en tant que solution de pointe, offrant une approche simplifiée pour la gestion électronique des documents. Grâce à cette plateforme innovante, la transition vers une gestion documentaire efficace sera facilitée et adaptée aux exigences actuelles :
- Simplicité d’utilisation : ZEENDOC se distingue par sa praticité et son ergonomie. Accessible en ligne sans téléchargement, elle demande une courte formation.
- Modularité : Le logiciel ZEENDOC offre une grande flexibilité. Une organisation peut débuter par la dématérialisation des factures clients, puis élargir le processus à d’autres documents au fil du temps.
- Évolutivité : En phase avec la législation et les normes, ZEENDOC évolue constamment grâce à la réactivité de son éditeur, Sages Informatique.
- Focus sur la facturation électronique : En anticipation à la réforme, ZEENDOC accentue son orientation vers la facturation électronique, avec des ajouts tels que la signature électronique avancée, l’archivage à valeur probante, le machine learning…
- Reconnaissance Automatique de Caractères Avancée sur ZEENDOC : ZEENDOC intègre des technologies de pointe en matière de reconnaissance de caractères, combinant la Lecture Automatique de Documents (LAD) et la Reconnaissance Automatique de Documents (RAD). Cette synergie permet une extraction automatisée et efficace des informations à partir de documents, grâce à la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères). Ce système efficace facilite non seulement la classification et l’extraction de données mais aussi contribue à un gain de temps considérable en automatisant la reconnaissance et l’interprétation des documents, y compris pour des tâches complexes comme la gestion de factures et autres documents critiques.
- Export comptable automatisé : ZEENDOC facilite l’export comptable des fournisseurs avec une intégration fluide avec divers logiciels comptables.
- Processus de validation sur-mesure : Cette solution permet de contrôler et gérer les documents fournisseurs avec des droits d’accès personnalisés, des processus de validation, des alertes, et un historique détaillé des actions.
- Conformité au RGPD : Ce logiciel respecte le RGPD, assurant le stockage des données en France, leur cryptage, et un accès restreint aux personnes autorisées.
ZEENDOC propose une solution complète de dématérialisation, de la simplification des processus à la conformité aux normes environnementales. Cette approche globale de la gestion de documents, associée à l’engagement écologique de ZEENDOC et 1PACTE LITTORAL, en fait un choix judicieux pour les entreprises souhaitant allier innovation technologique et respect de l’environnement.
Optez pour une gestion documentaire responsable et performante en exploitant l’innovation avec 1PACTE LITTORAL. Découvrez dès maintenant comment notre collaboration avec le logiciel ZEENDOC peut révolutionner l’approche de la gestion documentaire pour votre entreprise. Contactez-nous pour un rendez-vous avec l’un de nos experts et adoptez une gestion durable de vos documents. Ensemble, œuvrons pour un avenir plus vert et plus efficace !