La Gestion Électronique de Documents se positionne comme un élément clé dans le panorama contemporain des entreprises, remodelant fondamentalement la façon dont les organisations manipulent, stockent et préservent leurs renseignements. Au cœur de cette évolution, la sécurisation des données devient une préoccupation cruciale, notamment face aux enjeux réglementaires croissants, tels que le RGPD.
Comment la GED garantit la sécurité des données ?
Pour assurer la sécurité des données, la GED mise sur des mesures telles que le strict contrôle d’accès, le chiffrement, la traçabilité, les consentements, la suppression sécurisée, la protection contre les pertes, la sécurisation des transferts et la conformité aux normes de sécurité. Ces fonctionnalités s’alignent sur les principes du RGPD, assurant confidentialité, intégrité et conformité aux normes de traitement des données personnelles. La GED devient ainsi un allié indispensable pour renforcer la confidentialité et répondre aux exigences réglementaires.
Les enjeux réglementaires de la GED
La GED est soumise à d’importants défis réglementaires, soulignant la nécessité de respecter des normes strictes pour garantir la légalité et la confidentialité dans le traitement des documents électroniques.
Règlement général sur la protection des données (RGPD)
Imposant des règles strictes pour la collecte, le traitement et la conservation des renseignements personnels, le RGPD exige une gestion documentaire conforme.
Normes sectorielles
En plus des réglementations générales, certains secteurs, tels que la santé, la finance ou les services juridiques, peuvent avoir des normes spécifiques pour la gestion documentaire.
Lois sur l’archivage électronique
Certains pays ont des lois spécifiques régissant l’archivage électronique, définissant des exigences pour la conservation des documents et les formats acceptés.
Signature électronique
En utilisant des signatures électroniques, la GED doit se conformer aux réglementations sur leur validité et leur légalité, comme la directive eIDAS en Europe.
Confidentialité et sécurité
Les lois sur la confidentialité et la sécurité de l’information imposent des exigences strictes pour la protection des documents électroniques contre les accès non autorisés et les fuites.
Conformité aux normes ISO
Les normes de la série ISO 15489 pour la gestion documentaire sont également pertinentes, offrant des directives pour le développement, la mise en œuvre et l’amélioration continue d’un système de gestion documentaire.
Quelles données sont concernées par le RGPD ?
Le RGPD concerne principalement les informations à caractère personnel, regroupant toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, notamment :
- Données d’identification : noms, prénoms, adresses, numéros de téléphone, adresses e-mail, etc.,
- Données professionnelles : liées à l’emploi ou à la profession d’une personne,
- Données financières : liées à des transactions financières, factures, banque, etc.,
- Données de localisation : si des informations de localisation incluses dans les documents gérés par la GED
- Données sensibles : liées à la santé, aux croyances religieuses, aux renseignements biométriques, etc.,
- Historique d’accès : enregistrement des personnes qui ont accédé aux documents.
Les organisations doivent mettre en place des politiques et des mesures de sécurité appropriées pour garantir la protection et le respect des droits des individus, conformément aux règles du RGPD.
ZEENDOC et la conformité RGPD
En tant que solution de gestion documentaire, ZEENDOC intègre des fonctionnalités essentielles pour répondre aux exigences du RGPD et assurer la protection des données personnelles. En adoptant ZEENDOC, les entreprises peuvent renforcer leur conformité et garantir la sécurité et la confidentialité des informations traitées dans le cadre de leurs activités documentaires.
Quels sont les enjeux du RGPD ?
Le RGPD présente plusieurs défis majeurs visant à renforcer la protection des informations personnelles des individus, notamment :
- Protection des données personnelles : depuis la collecte jusqu’à la suppression.
- Consentement explicite : autorisation transparente nécessaire avant de collecter, traiter ou stocker des données personnelles.
- Droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition et à la portabilité de leurs données. Les organisations doivent être prêtes à répondre à ces demandes dans les délais prescrits.
- Responsabilité et responsabilisation : mise en place de politiques internes, formation du personnel et réalisation d’évaluations d’impact sur la protection des données
- Notification des violations de données : les entreprises sont tenues de signaler ces violations aux autorités de contrôle et, dans certains cas, aux individus eux-mêmes.
- Transferts internationaux de données : il est crucial de s’assurer que les transferts respectent les règles spécifiques énoncées dans le règlement.
- Privacy by Design et by Default : ce principe encourage l’intégration de la garantie de la vie privée dès la conception des systèmes et des processus, ainsi que la limitation de la collecte au strict nécessaire.
- Sanctions financières : en cas de non-respect des règles, les amendes peuvent atteindre un pourcentage élevé du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise.
- Documentation et tenue de registres : les organisations doivent documenter leurs activités de traitement des informations et tenir des registres pour démontrer leur conformité au règlement.
- Gestion des sous-traitants : les organisations doivent sélectionner des sous-traitants conformes au RGPD et établir des contrats clairs détaillant les responsabilités de chacun en matière de protection des données.
L’utilité de ZEENDOC pour la conformité RGPD
ZEENDOC joue un rôle essentiel dans la conformité RGPD. En tant que solution de Gestion Électronique de Documents (GED), elle offre des fonctionnalités spécifiques pour répondre aux exigences :
- Stockage sécurisé des données : avec des fonctionnalités de cryptage avancé, garantissant la protection des informations sensibles.
- Contrôle d’accès granulaire : définissant des droits d’accès spécifiques pour chaque utilisateur. Cela assure que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux renseignements sensibles.
- Audit et traçabilité : avec des fonctionnalités de suivi détaillé, enregistrant les activités liées aux documents. Cela facilite la traçabilité des actions effectuées sur les renseignements.
- Suppression sécurisée : assurant une gestion conforme des informations personnelles et permettant la suppression effective lorsque cela est nécessaire.
- Gestion des consentements : pour les documents impliquant le traitement des informations personnelles, permettant aux entreprises de respecter les exigences de consentement.
- Sécurité lors des transferts : la confidentialité des informations doit être assurée que ce soit à l’intérieur de l’entreprise ou lors d’échanges avec des parties externes.
En choisissant ZEENDOC, les entreprises renforcent leur capacité à se conformer aux réglementations en vigueur, réduisant les risques liés à la protection des éléments privés et démontrant leur engagement envers la sécurité et la confidentialité des informations. ZEENDOC s’inscrit ainsi comme un partenaire fiable pour aider les entreprises à naviguer dans le paysage complexe de la RGPD.
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